Los errores de usar Excel como base de datos en la gestión de activos
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12 de agosto de 2025
Registro digital
de entrega de EPIs
Digitaliza la entrega y toma el control de tus EPIs
Optimiza el proceso de registro de entrega de EPIs y la generación de informes para consultar consumos y EPIs asignados a cada empleado.
Facilita al trabajador el acceso a los manuales de uso, mientras centralizas todo el control desde una única plataforma y cumples con la normativa PRL.
Eliminando el uso de hojas de Excel y papel
Entregas registradas en documentos sueltos, firmas en papel, información duplicada y dificultad para saber qué EPIs se han entregado a cada trabajador.
El Real Decreto 773/1997 exige dejar constancia de la entrega de EPIs y garantizar su uso adecuado, lo que hace imprescindible contar con un sistema de registro fiable. Digitalizar este proceso permite recuperar el control, asegurar la trazabilidad y disponer de la información cuando realmente se necesita.
Todo lo que necesitas para controlar la entrega de EPIs
Tres tipos de firma para registrar la entrega de EPIs
Firma en pantalla
Firma en móvil o tablet de forma sencilla y rápida durante la entrega del EPI, dejando constancia de la entrega.
Firma biométrica
Firma biométrica capturada en dispositivo de control de presión, garantizando identidad firmante y validez legal.
Firma y scanea
Imprime el documento rellenado, fírmalo en papel y escanéalo desde móvil o tablet, subiéndolo directamente a la plataforma.
Firma digital
Registra la entrega de EPIs mediante firma electrónica con validez legal, dejando constancia de la aceptación por parte del trabajador. Cada firma queda asociada al registro de entrega correspondiente, facilitando su consulta en cualquier momento y su presentación ante inspecciones o auditorías. De este modo, dispones de un sistema fiable para acreditar la entrega de EPIs y reforzar el cumplimiento de las obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales.
- Firma electrónica vinculada a cada registro de entrega de EPIs.
- Evidencias asociadas a la aceptación del trabajador.
- Consulta de los registros firmados ante inspecciones o auditorías.
- Refuerzo del cumplimiento legal en los procesos de entrega de EPIs.
Documento personalizado
Personaliza la hoja de registro de entrega de EPIs con el logotipo, los colores corporativos y los textos legales que necesite tu empresa. Mantén un formato claro y homogéneo, alineado con la normativa aplicable y preparado para su uso interno o ante auditorías e inspecciones.
- Personalización del documento con logotipo y colores corporativos.
- Adaptar los textos a la normativa y a los procedimientos internos.
- Formato de registro homogéneo para todas las entregas de EPIs.
- Documentación clara y profesional lista para su auditoria.
Introduce tu Logo
Personaliza el color
Edita el texto legal
Informes de consumo por trabajador y por EPI
Consulta informes de consumo para analizar la entrega de EPIs desde distintos puntos de vista. Controla qué EPIs se han facilitado a cada trabajador en un periodo de tiempo determinado y analiza el consumo de cada EPI a lo largo del tiempo. Esta información te permite tener una visión clara del uso real de los EPIs, detectar desviaciones y tomar mejores decisiones en la gestión de entregas y reposiciones.
- Informes de consumo por trabajador.
- Análisis del consumo de un EPI concreto.
- Consulta de históricos de entrega por periodos de tiempo definidos.
- Mayor control optimizando entregas y reposiciones.
Gestión de consumibles
Gestiona la entrega de EPIs consumibles que no requieren una identificación individual, como guantes, mascarillas, tapones, ropa o batas. Lleva un control claro de qué consumibles se entregan, a qué trabajadores y en qué cantidad, manteniendo el registro de entregas sin necesidad de gestionar revisiones o inspecciones complejas. De este modo, puedes tener constancia del consumo real y mejorar el control de este tipo de EPIs.
- Registro de entrega de EPIs sin necesidad de identificación individual.
- Control de cantidades entregadas por trabajador y por tipo de consumible.
- Consulta del histórico de entregas de consumibles por periodos de tiempo.
Digitaliza el registro de entrega de EPIs
Solicita una demostración gratuita y te mostraremos como Wobyk puede ayudarte.
Programar periodos de reposición
Define los periodos de reposición de los EPIs en función de su vida útil. Establece cuándo un equipo debe dejar de utilizarse y planifica su reposición, manteniendo el control sobre qué EPIs deben renovarse y en qué momento. De este modo, la aplicación te ayuda a anticipar las reposiciones necesarias y a asegurar que los trabajadores disponen siempre de EPIs en condiciones adecuadas.
Acceso a los manuales de uso
Facilita al trabajador el acceso a los manuales de uso de los EPIs entregados, tal y como exige la normativa de aplicación. Cada vez que se realiza una entrega, el trabajador recibe un correo con los enlaces a los manuales de los EPIs asignados, permitiendo su consulta en cualquier momento. De este modo, se garantiza que el trabajador dispone siempre de la información necesaria para el uso correcto de los equipos y se cumple con los requisitos normativos.
- Envío automático de los enlaces a los manuales de uso tras la entrega.
- Acceso permanente del trabajador a la documentación.
Más allá del registro de entrega de EPIs
La entrega del EPI es solo el primer paso. La normativa exige mantener el control sobre su uso, estado y reposición a lo largo del tiempo.
Descubre todas las funcionalidades de Wobyk para gestionar tus EPIs.
Preguntas frecuentes sobre
Registro digital de entrega de EPIs
¿Es obligatorio registrar la entrega de EPIs a los trabajadores?
Sí. El Real Decreto 773/1997 establece la obligación de dejar constancia de la entrega de EPIs a los trabajadores para garantizar su uso adecuado. Con Wobyk puedes realizar este registro de forma digital y centralizada, facilitando su justificación ante inspecciones o auditorías.
¿Qué validez legal tiene el registro digital de entrega de EPIs?
El registro digital de entrega de EPIs tiene validez legal siempre que deje constancia de la entrega y de la aceptación por parte del trabajador. Con Wobyk, cada registro queda documentado y preparado para ser utilizado como evidencia ante inspecciones o auditorías.
¿Sirve el registro digital de entrega de EPIs ante una inspección de trabajo?
Sí. El registro digital de entrega de EPIs puede utilizarse como evidencia ante una inspección, siempre que permita justificar la entrega y la aceptación por parte del trabajador.
¿Qué diferencia hay entre usar un PDF o Excel y un registro digital de entrega de EPIs?
Un PDF o Excel permite registrar la entrega de forma puntual, pero no ofrece control ni trazabilidad a lo largo del tiempo. Un registro digital centraliza la información, facilita la consulta histórica y permite gestionar la entrega de EPIs de forma más ordenada y segura, especialmente ante inspecciones o auditorías.
¿Qué EPIs deben registrarse y cuáles se consideran consumibles?
Deben registrarse todos los EPIs entregados a los trabajadores. Algunos equipos, como arneses o cascos, pueden identificarse de forma individual, mientras que otros, como guantes o mascarillas, se controlan por cantidad y periodo de entrega. Un registro digital permite gestionar ambos casos de forma sencilla y centralizada.
¿Cómo accede el trabajador a los manuales de uso de los EPIs?
Cuando el trabajador firma la entrega de EPIs, recibe un correo con los enlaces a los manuales de instrucciones de todos los EPIs entregados. Además, si el EPI está etiquetado, puede consultar el manual y la documentación asociada leyendo el código QR desde un móvil o tablet, estando siempre disponibles para su consulta.
¿Se pueden generar informes de consumo por trabajador o por EPI?
En la plataforma Wobyk es posible consultar informes de consumo tanto por trabajador como por tipo de EPI, lo que permite analizar qué equipos se han entregado, en qué cantidad y durante qué periodo de tiempo. Esta información facilita el control del uso de EPIs y la planificación de nuevas entregas o reposiciones.
¿Es necesario instalar alguna aplicación o se puede usar desde móvil y tablet?
No es necesario instalar ningún software. Wobyk se utiliza directamente desde el navegador y es accesible desde ordenador, móvil o tablet, facilitando su uso en el momento de la entrega de EPIs y en cualquier entorno de trabajo.
¿Es obligatorio facilitar el manual de instrucciones del EPI al trabajador?
Sí. La normativa exige que el trabajador disponga de la información y las instrucciones del fabricante para un uso correcto del EPI. Mantener estos manuales accesibles forma parte de las obligaciones del empresario en materia de PRL.
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