¿Qué es CAE? Qué significa Coordinación de Actividades Empresariales y cómo gestionarla

¿Qué es CAE (Coordinación de Actividades Empresariales)?

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es el conjunto de acciones que deben realizar las empresas para prevenir riesgos cuando coinciden trabajadores de distintas compañías en un mismo centro de trabajo. Es decir, busca garantizar que todas las partes implicadas —empresa titular, contratistas, subcontratistas, autónomos— conozcan los riesgos existentes y actúen de forma coordinada para evitarlos.

Cuando hablamos de empresas proveedoras, la CAE implica gestionar una gran cantidad de documentación: certificados de formación, reconocimientos médicos, fichas de equipos y herramientas, contratos, seguros, permisos, entre otros. Todo ello para demostrar que cumplen las medidas de seguridad exigidas por el cliente y que sus trabajadores están en condiciones de operar en un centro de trabajo ajeno.

El problema es que, en la práctica, esta obligación muchas veces se convierte en un laberinto administrativo. Cada cliente puede pedirte documentos distintos, en formatos específicos, y en muchos casos usando su propia plataforma CAE. Esto significa que los proveedores no solo deben tener al día su documentación interna, sino también aprender a manejar múltiples sistemas, actualizar información constantemente y asegurarse de que nada se quede fuera.

El incumplimiento de la CAE puede derivar en sanciones económicas, pérdida de contratos, paralización de trabajos e incluso responsabilidades legales en caso de accidente. Por eso, para las empresas proveedoras, gestionar bien la CAE no es opcional: es un requisito esencial para operar, mantener clientes y proteger a sus empleados.

En resumen, la CAE no es solo “un papeleo más”, sino un mecanismo imprescindible para garantizar la seguridad y el cumplimiento legal en entornos compartidos de trabajo.

Normativa CAE: qué leyes y guías debes conocer

La Coordinación de Actividades Empresariales no es un invento reciente ni opcional: está firmemente respaldada por la normativa española y es de obligado cumplimiento para todas las empresas que trabajan en centros ajenos.

La base legal principal es el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, que establece las obligaciones generales en materia de coordinación entre empresas. Este artículo fue desarrollado en detalle por el Real Decreto 171/2004, que especifica las medidas a adoptar y las responsabilidades en función del tipo de empresa (titular, principal, concurrente, autónomo).

Además de la normativa legal, el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) ha publicado documentos clave que ofrecen directrices prácticas para aplicar correctamente la CAE, entre los que destacan:

• Guía técnica para la integración de la prevención de riesgos laborales en el sistema general de gestión de la empresa.

• Directrices básicas para la integración de la prevención de riesgos laborales en las obras de construcción.

• NTP 918: Coordinación de actividades empresariales (I).

• NTP 919: Coordinación de Actividades Empresariales (II)

• NTP 1052: Criterios de eficiencia (I).

• NTP 1053: Criterios de eficiencia (II).

Estos documentos recalcan que la CAE debe ser un proceso dinámico, integrado en la gestión diaria de la empresa, y no limitarse a un simple intercambio de documentos. El INSST también advierte de los riesgos de una CAE meramente formal, que puede generar costes innecesarios y, lo que es peor, dejar a trabajadores expuestos a peligros reales.

Dominar la normativa no solo evita sanciones y conflictos contractuales, sino que permite a los proveedores trabajar con más clientes, ser más competitivos y reducir tiempos de gestión cuando llega el momento de entregar la documentación CAE.

Sectores donde es obligatorio aplicar CAE

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) no aplica solo a grandes obras o instalaciones industriales: está presente en muchos sectores y actividades donde concurren trabajadores de diferentes empresas. Para los proveedores, conocer en qué entornos es obligatoria la CAE es clave para anticipar requisitos, preparar documentación y evitar incumplimientos.

• Construcción
  Es el sector por excelencia donde la CAE es imprescindible. Tanto contratistas como subcontratistas deben coordinar medidas de seguridad, documentar riesgos y cumplir requisitos legales muy específicos, regulados además por el Real Decreto 1627/1997 y la Ley 32/2006 de subcontratación.

• Industria y mantenimiento industrial
  En plantas químicas, fábricas, refinerías o industrias pesadas, los proveedores que entran a realizar reparaciones, inspecciones o servicios deben cumplir protocolos CAE para evitar accidentes graves.

• Logística y transporte
  Empresas externas que operan en centros logísticos, almacenes o plataformas de distribución tienen que coordinar actividades con los titulares del centro, informando sobre vehículos, cargas, rutas y procedimientos de seguridad.

• Energía
  Tanto en instalaciones eléctricas como en parques eólicos o fotovoltaicos, la CAE es fundamental para evitar accidentes por trabajos en altura, electricidad o espacios confinados.

• Servicios generales
  Empresas de limpieza, jardinería, catering, vigilancia, mantenimiento de ascensores… todas ellas entran en espacios de clientes donde deben cumplir requisitos CAE, aunque no siempre sean conscientes.

Actores clave en la gestión CAE

En cualquier proceso de CAE participan distintas figuras, cada una con responsabilidades específicas. Conocerlas es clave para que los proveedores entiendan qué se espera de ellos y de sus interlocutores en los centros de trabajo.

• Empresario titular del centro de trabajo
  Es quien tiene el control del centro donde coinciden distintas empresas. Debe garantizar las condiciones generales de seguridad, informar sobre los riesgos propios del centro y coordinar las actividades de todas las empresas presentes.

• Empresario principal
  Es la empresa que contrata a otras para realizar trabajos. Tiene la responsabilidad de vigilar que las empresas contratadas cumplen con sus obligaciones preventivas y de coordinar actividades cuando existan riesgos compartidos.

• Empresas contratistas
  Son las proveedoras que ejecutan la actividad contratada. Deben garantizar la seguridad de sus propios trabajadores, cumplir con los requisitos del cliente y coordinarse correctamente con otras empresas.

• Empresas subcontratistas
  Trabajan para las contratistas y dependen de ellas en materia de coordinación. Además de cumplir con las obligaciones legales, deben seguir las indicaciones de su contratista y del cliente final.

• Trabajadores autónomos
  Cuando participan en un centro compartido, tienen responsabilidades preventivas limitadas a su propio ámbito, pero deben colaborar en la coordinación general.

Las etapas del proceso CAE: cómo implementarlo de forma eficiente

Gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) de forma eficiente no es solo cumplir requisitos legales, sino también optimizar tiempos, evitar errores y reducir cargas administrativas. Para las empresas proveedoras, esto es especialmente importante, ya que deben coordinarse con varios clientes, cada uno con sus exigencias y plataformas.

El proceso CAE puede dividirse en cuatro etapas clave:

1. Contratación
   Desde el inicio del contrato, es fundamental entender qué documentación y requisitos solicita el cliente: formación de trabajadores, reconocimientos médicos, certificaciones de equipos, seguros, etc.

2. Planificación y organización
   Una vez adjudicado el servicio, toca organizar el trabajo: revisar qué documentación hay que entregar, qué empleados estarán implicados, qué equipos se usarán y preparar todos los documentos que respalden la actividad.

3. Ejecución y control
   Aquí entra uno de los grandes desafíos: mantener la documentación actualizada y garantizar que cualquier cambio (bajas, sustituciones, equipos nuevos) se comunica a tiempo al cliente. Si trabajas con varios clientes y cada uno usa una plataforma distinta, el riesgo de errores y duplicidades es alto.

4. Finalización y evaluación
   Al acabar el servicio, es habitual que el cliente solicite informes de actividad, registros de incidencias o documentos de evaluación. Tenerlo todo organizado desde el principio simplifica este cierre y ayuda a mantener una buena relación comercial.

¿Cómo gestionar el CAE si cada uno de mis clientes tiene una plataforma diferente?

Uno de los grandes retos para las empresas proveedoras es cuando trabajan con varios clientes que utilizan diferentes plataformas digitales para gestionar el CAE. Aunque estas herramientas facilitan a los clientes el control documental y la coordinación, para los proveedores pueden convertirse en un auténtico laberinto administrativo.

Cada cliente puede pedirte:

• Subir documentos a su propia plataforma.

• Cumplir con formatos específicos.

• Actualizar certificados y permisos cada vez que se renuevan.

• Gestionar accesos para cada trabajador, equipo o vehículo.

La clave está en centralizar toda la información interna en una única herramienta que funcione como base documental de la empresa. Una solución como Wobyk permite:

• Tener en un solo lugar los datos y documentos de empleados, vehículos, herramientas y maquinaria.

• Organizar la información para saber qué está disponible y certificado.

• Generar alertas de vencimiento para renovaciones de certificados y permisos.

• Preparar la documentación necesaria para cada cliente, lista para subir a su plataforma específica.

Ejemplos prácticos de aplicación CAE

✅ Caso 1: Mantenimiento industrial
Una empresa especializada en mantenimiento eléctrico es contratada por varias fábricas. Cada cliente pide documentación CAE distinta. Con una solución como Wobyk, pueden cargar toda la documentación en una sola base y luego exportarla según las exigencias de cada cliente.

✅ Caso 2: Limpieza y servicios generales
Una empresa de limpieza trabaja para oficinas, hospitales y centros comerciales. Gracias a un sistema de gestión interna, el proveedor puede tener todo actualizado y cumplir rápidamente con cada solicitud.

✅ Caso 3: Construcción y obras menores
Un contratista realiza trabajos en distintas obras. Sin una gestión eficiente, el riesgo de enviar documentos caducados es alto. Con Wobyk, se minimizan errores y retrasos.

✅ Caso 4: Empresas de grúas y elevación de cargas
Una empresa de grúas de izado presta servicio a múltiples clientes. Un mismo gruista puede desplazarse a varios centros de trabajo cada día. Wobyk permite mantener al día la documentación para cada máquina y trabajador, asegurando acceso sin contratiempos.

¿Qué puede hacer Wobyk para ayudarte con el CAE?

Cuando eres proveedor y trabajas con varios clientes, cada uno con su propia plataforma, el reto está en sobrevivir al caos administrativo. Aquí es donde Wobyk marca la diferencia.

• Centralización total: toda la documentación de tu empresa en un único espacio.

• Gestión de empleados y equipos: asigna trabajadores, vehículos, herramientas y maquinaria para saber cuál está disponible y certificado.

• Control de caducidades y renovaciones: alertas automáticas antes de que caduquen certificados o permisos.

• Acceso compartido y visión unificada: cualquier empleado autorizado puede consultar la información, garantizando que todos trabajen alineados y evitando errores.

• Preparación para plataformas externas: documentación lista para entregar a cada cliente, sin duplicar tareas.

👉 Con Wobyk, podemos ayudarte a gestionar de forma centralizada la formación y documentación de tus empleados. Si deseas saber más, visita la sección de Gestión de empleados y Gestión documental.