Gestión de Activos no es solo Gestión de Mantenimiento: Más Allá del GMAO

¿Qué es la gestión de activos físicos?

La gestión de activos físicos es una disciplina estratégica que abarca todas las actividades necesarias para maximizar el valor que una organización obtiene de sus activos a lo largo de su ciclo de vida. No se trata solo de mantener los equipos funcionando, sino de tomar decisiones informadas sobre cuándo adquirir, operar, mantener, renovar o retirar un activo, en función de su contribución al valor global de la organización.

Según la norma internacional ISO 55000, un activo es “cualquier cosa que tiene valor potencial o real para una organización”, y la gestión de activos es la “actividad coordinada para obtener valor de dichos activos”.

👉 Si quieres profundizar en este enfoque, te recomendamos leer nuestro artículo:
ISO 55000: Más que Mantenimiento, una Estrategia Integral de Gestión de Activos.

Esta gestión implica lograr un equilibrio entre costes, riesgos, oportunidades y beneficios de desempeño, y por eso requiere una visión mucho más amplia que la simple operación o mantenimiento.

La gestión de activos físicos se aplica a todo tipo de organizaciones que dependen de bienes de capital: desde maquinaria industrial y flotas de transporte, hasta edificios, infraestructuras o redes técnicas.

Fases del ciclo de vida de un activo físico:

• Planificación y diseño
• Adquisición
• Instalación y puesta en marcha
• Operación y mantenimiento
• Renovación o retiro

Este enfoque integral permite tomar decisiones basadas en el valor que cada activo genera, no solo en su coste o estado técnico.

Beneficios estratégicos de una buena gestión de activos

Adoptar un enfoque integral como el que propone ISO 55000 trae beneficios tangibles y medibles:

• Mayor retorno sobre activos (ROA): Se toman decisiones basadas en valor, no solo en urgencia.

• Reducción de costes totales del ciclo de vida: Optimización desde la adquisición hasta el retiro.

• Menos fallos críticos: Se previenen con monitoreo y decisiones anticipadas.

• Mejor planificación financiera: Con visibilidad clara del valor, depreciación y riesgos.

• Cumplimiento normativo y reputación: Ayuda a evitar sanciones y mejorar la imagen de marca.

• Sostenibilidad y eficiencia energética: Activos bien gestionados consumen menos y contaminan menos.

Ejemplo práctico:

Una empresa que alarga innecesariamente la vida útil de un equipo obsoleto puede estar gastando más en mantenimiento del que costaría reemplazarlo. Con una buena estrategia de gestión de activos, esta decisión se tomaría con datos, considerando el coste total de propiedad y el impacto en la operación.

¿Qué es la gestión de mantenimiento?

La gestión de mantenimiento es el proceso mediante el cual se planifican, ejecutan y supervisan las actividades necesarias para mantener los activos operativos en condiciones óptimas. Su objetivo principal es asegurar el funcionamiento continuo de los equipos e instalaciones, evitando paradas imprevistas y garantizando su vida útil durante el mayor tiempo posible.

A través de diversas actividades, la gestión de mantenimiento busca prevenir fallos, minimizar el tiempo de inactividad y reducir los costes operativos asociados a reparaciones de emergencia. Las tareas más comunes incluyen la inspección periódica de los activos, la limpieza, la lubricación de piezas, y la reemplazo de componentes desgastados.

Objetivos clave:

• Asegurar el funcionamiento continuo de los activos.

• Evitar paradas imprevistas que puedan afectar la producción o la operación.

• Prolongar la vida útil de los activos, asegurando que se mantengan en condiciones óptimas de operación.

Actividades típicas:

• Mantenimiento correctivo: Reparación de fallos que ocurren inesperadamente.

• Mantenimiento preventivo: Actividades programadas regularmente para prevenir fallos.

• Mantenimiento predictivo: Uso de tecnologías para predecir fallos antes de que ocurran, basándose en el monitoreo de condiciones del activo.

Herramientas habituales:

La mayoría de las organizaciones utilizan un GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador) para facilitar la planificación y el seguimiento de estas actividades. Esta herramienta permite gestionar las tareas de mantenimiento, almacenar el historial de reparaciones y optimizar la programación de las intervenciones.

Es importante destacar que, aunque la gestión de mantenimiento es crucial para el funcionamiento de los activos, no es lo mismo que la gestión de activos. Mientras que el mantenimiento se enfoca en la conservación operativa, la gestión de activos implica un enfoque mucho más amplio, considerando no solo el mantenimiento, sino también la planificación estratégica de la vida del activo, la gestión del valor y el alineamiento con los objetivos empresariales.

Errores comunes al confundir mantenimiento con gestión de activos

Muchas empresas creen estar gestionando sus activos solo porque tienen un software GMAO. Algunos errores frecuentes incluyen:

• Invertir solo en mantenimiento sin visión a largo plazo.

• No considerar el valor residual del activo en las decisiones.

• Reemplazar activos por rutina en lugar de analizar su ROI real.

• No involucrar a finanzas o compras en las decisiones de mantenimiento.

• No alinear las decisiones sobre activos con los KPIs estratégicos.

La gestión de activos no se trata solo de arreglar lo que se rompe, sino de planificar cómo cada activo contribuye al negocio hoy, mañana y a largo plazo.

¿Cómo implementar una estrategia de gestión de activos según ISO 55000?

1. Diagnóstico actual
   Evalúa cómo estás gestionando tus activos hoy: ¿estás solo manteniéndolos o realmente gestionándolos?

2. Definir objetivos estratégicos claros
   ¿Qué espera tu organización de sus activos? ¿Optimización de costes? ¿Menos emisiones? ¿Mayor disponibilidad?

3. Involucrar a toda la organización
   Finanzas, compras, operaciones, sostenibilidad y mantenimiento deben colaborar bajo una misma visión.

4. Seleccionar herramientas adecuadas
   Un GMAO puede ser parte del ecosistema, pero para una estrategia integral, necesitas soluciones tipo EAM que integren más variables.

5. Medir y ajustar continuamente
   Utiliza indicadores como ROA, disponibilidad, criticidad de activos, coste por hora parada, etc.

Diferencia entre gestión de mantenimiento y gestión de activos físicos

Aunque están estrechamente relacionadas, la gestión de mantenimiento y la gestión de activos físicos no son lo mismo. Cada una tiene un enfoque, alcance y objetivos distintos dentro de la organización. A continuación, se presentan sus principales diferencias:

• Enfoque: La gestión de mantenimiento se centra en la operación diaria, asegurando que los equipos y sistemas funcionen correctamente. En cambio, la gestión de activos físicos tiene un enfoque más estratégico, orientado a maximizar el valor de los activos a lo largo de todo su ciclo de vida.

• Alcance: El mantenimiento abarca tareas específicas como inspección, reparación, sustitución y conservación de equipos. Por otro lado, la gestión de activos abarca todo el ciclo de vida: planificación, adquisición, puesta en marcha, operación, mantenimiento y disposición final.

• Objetivo principal: El objetivo de la gestión de mantenimiento es minimizar el tiempo de inactividad y evitar fallos. La gestión de activos busca optimizar el rendimiento, el coste y el riesgo de cada activo, alineándolo con los objetivos de la empresa.

• Herramientas utilizadas: Para el mantenimiento se utilizan sistemas GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador), que ayudan a programar y controlar las tareas técnicas. La gestión de activos, en cambio, puede requerir sistemas EAM (Enterprise Asset Management) más complejos y alineados con normativas como la ISO 55000.

• Responsabilidades: El mantenimiento suele estar a cargo del equipo técnico o del departamento de mantenimiento. En la gestión de activos intervienen distintas áreas: operaciones, finanzas, sostenibilidad, seguridad, entre otras.

• Criterios de decisión: En mantenimiento, las decisiones suelen tomarse en función del estado actual del equipo y de la experiencia técnica. En gestión de activos, las decisiones se basan en datos, análisis de riesgos, coste-beneficio y retorno de inversión.

• Indicadores de éxito: El éxito en mantenimiento se mide por la reducción de fallos, cumplimiento del plan y control de costos de reparación. En activos, los indicadores van más allá: retorno sobre los activos (ROA), eficiencia global, cumplimiento normativo, sostenibilidad, etc.

• Normativas aplicables: El mantenimiento se apoya en normativas como TPM (Mantenimiento Productivo Total) o RCM (Mantenimiento Centrado en Confiabilidad). La gestión de activos se rige por marcos como ISO 55000, que proporciona una guía integral para la gestión estratégica de activos físicos.

¿Por qué un GMAO no es suficiente?

Muchas organizaciones cometen el error de pensar que implementar un sistema GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) equivale a tener una gestión de activos completa. Sin embargo, un GMAO solo cubre una parte del ciclo de vida del activo —específicamente, las tareas relacionadas con el mantenimiento correctivo, preventivo y, en algunos casos, predictivo—, dejando fuera aspectos críticos de la gestión estratégica.

Un GMAO no garantiza que las decisiones que se toman en relación con los activos estén alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa. Tampoco permite gestionar el valor, los riesgos ni el cumplimiento normativo de forma integral. Veamos algunas limitaciones clave:

• Cobertura parcial del ciclo de vida del activo:
  El GMAO se enfoca en mantener el funcionamiento operativo de los equipos, pero no interviene en la planificación de inversiones, adquisición, evaluación de rendimiento a largo plazo ni disposición final.

• Ausencia de visión estratégica:
  No proporciona una estructura para tomar decisiones basadas en valor, retorno de inversión o sostenibilidad a largo plazo. Las decisiones suelen centrarse en la urgencia operativa, no en el impacto global.

• Gestión de riesgos limitada:
  Aunque ayuda a reducir fallos, no analiza ni mitiga riesgos financieros, reputacionales o normativos derivados del uso o estado de los activos.

• Cumplimiento normativo parcial o nulo:
  Un GMAO no está diseñado para dar respuesta a marcos como ISO 55000, que requieren una visión holística y basada en procesos transversales de toda la organización.

• Falta de conexión con el resto de la organización:
  Normalmente, el GMAO funciona como una herramienta del departamento técnico, sin integrar áreas clave como finanzas, estrategia o calidad. Esto puede llevar a una fragmentación en la gestión de la información.

• Errores comunes:
  Empresas que usan exclusivamente un GMAO suelen tener dificultades para justificar inversiones en activos, terminan haciendo mantenimientos innecesarios o demasiado costosos, y no tienen visibilidad del impacto real de los activos sobre los objetivos del negocio.

De acuerdo con la cláusula 2.2 de la norma ISO 55000, la gestión de activos bien implementada puede ofrecer beneficios como:

• Rendimiento financiero mejorado

• Decisiones informadas sobre inversión en activos

• Mejor gestión de riesgos

• Mejora de servicios y productos

• Cumplimiento normativo

• Mayor sostenibilidad y reputación empresarial

Pero más allá de esta lista, hay ventajas prácticas que un GMAO no puede ofrecer por sí solo:

• Mejor gobernanza y confianza por parte de clientes, auditores e incluso aseguradoras

• Mejora de la seguridad personal y operacional mediante control de riesgos

• Reputación reforzada a través del diseño y uso eficiente de activos

• Simplificación y estandarización que reducen costos de repuestos, formación y soporte

• Evaluación más precisa del rendimiento gracias a la gestión y análisis de datos

• Optimización del gasto y presupuesto con base en evidencia objetiva

• Aseguramiento del valor entregado según rendimiento esperado, retorno y riesgo residual

En resumen, un GMAO puede ser una excelente herramienta táctica, pero está lejos de ser una solución estratégica completa. Para gestionar verdaderamente los activos y alinear su desempeño con los objetivos del negocio, se necesita adoptar un enfoque de gestión de activos físicos más amplio, basado en principios como los que promueve la norma ISO 55000.

La gestión de activos según la ISO 55000

La norma ISO 55000 establece un marco claro para una gestión de activos alineada con la estrategia empresarial, basada en decisiones informadas y orientada al valor. No se centra únicamente en el mantenimiento, sino que aborda todo el ciclo de vida de los activos con un enfoque global y estructurado.

Entre sus fundamentos clave, se destacan:

• Enfoque sistemático:
  Propone una estructura organizada de procesos interconectados, en la que cada acción sobre los activos responde a objetivos definidos, asegurando coherencia y trazabilidad en la toma de decisiones.

• Integración con la estrategia empresarial:
  La gestión de activos no se considera una función aislada, sino una disciplina que debe estar totalmente alineada con los objetivos estratégicos de la organización, permitiendo que las decisiones técnicas apoyen directamente la misión y visión del negocio.

• Gestión de riesgos y valor:
  Se promueve un enfoque equilibrado que considere no solo el rendimiento y los costos, sino también los riesgos asociados, el cumplimiento normativo y la capacidad de los activos para generar valor a lo largo del tiempo.

• Mejora continua:
  Establece un ciclo permanente de revisión y optimización, permitiendo que las organizaciones se adapten a los cambios, aprendan de la experiencia y mejoren constantemente su desempeño en la gestión de activos.

ISO 55000 representa una evolución importante respecto a los enfoques tradicionales, al ofrecer una visión más amplia y estratégica sobre el uso, cuidado y planificación de los activos físicos dentro de cualquier organización.

Conclusión

La gestión de activos no es simplemente una evolución del mantenimiento, sino un cambio profundo de enfoque. Implica integrar todos los elementos que rodean a un activo —desde su planificación hasta su retiro— con los objetivos estratégicos de la organización.

Mientras que el mantenimiento busca asegurar el funcionamiento y la disponibilidad, la gestión de activos se encarga de maximizar el valor entregado durante todo el ciclo de vida, considerando riesgos, desempeño, cumplimiento normativo y sostenibilidad.

Muchas empresas aún operan bajo la idea de que tener un GMAO implementado equivale a gestionar activos. Pero lo cierto es que esta herramienta, aunque útil, cubre solo una parte de la ecuación. Sin una visión transversal, alineada con la estrategia de negocio, se pierden oportunidades de optimización, se asumen riesgos innecesarios y se toman decisiones sin una perspectiva completa del valor.

👉 Por eso, es importante detenerse a evaluar:
¿Lo que estamos haciendo realmente es gestión de activos…
o simplemente mantenimiento con una capa digital por encima?
Entender la diferencia es el primer paso para mejorar.