Los errores de usar Excel como base de datos en la gestión de activos
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12/08/2025
Software de
Gestión de EPIs
Con Wobyk identificas y gestionas todos los equipos de protección individual (EPIs) de tu empresa. Controla caducidades, registra entregas con sus documentos y organiza las revisiones.
Centraliza todo en una sola aplicación y asegura el cumplimiento de la Ley de PRL y la normativa vigente.
¿Sigues gestionando los EPIs de tu empresa en Excel?
Excel puede servir para empezar, pero no para garantizar seguridad ni cumplir la Ley de PRL.
Con Wobyk controlas caducidades, entregas y revisiones con alertas automáticas
y registros digitales listos para auditorías.
Todo lo que necesitas para
Gestionar tus EPIs
Identifica y gestiona tus EPIs con Wobyk
Identifica
Te proporcionamos etiquetas especialmente diseñadas y adaptadas a las necesidades específicas de cada activo, con códigos personalizados para su identificación y seguimiento.
Configura
Crea y configura tus etiquetas en la plataforma, podrás introducir toda la información que necesites sobre el activo, creando alertas de revisión o mantenimiento.
Accede
Escaneando el código QR tendrás siempre disponible toda la información al alcance de tu mano, como su estado, revisiones, manuales, etc.
Inventario digital de EPIs
Lleva un control centralizado de todos tus equipos de protección individual en un solo sistema. Visualiza en segundos el estado de cada EPI, su disponibilidad y la asignación a cada trabajador, con datos siempre actualizados.
- Dashboard con la información principal de un solo vistazo
- Registro digital único de todos los EPIs de la empresa.
- Consulta rápida de qué trabajador tiene cada equipo asignado.
- Facilita la trazabilidad y evita pérdidas o duplicados.
Informe de estado
Consulta en segundos la situación de tus EPIs y toma decisiones rápidas. Visualiza qué equipos están disponibles, próximos a caducar o pendientes de revisión, garantizando seguridad y cumplimiento legal.
- Identifica de un vistazo EPIs APTOS o NO APTOS para su uso.
- Detecta con antelación los equipos próximos a caducar.
- Supervisa revisiones, incidencias y bloqueos en tiempo real.
- Un solo vistazo basta para mantener el control de tus EPIs.
Control de caducidad
Evita que tus trabajadores utilicen EPIs caducados y garantiza siempre la seguridad en tus operaciones. Con Wobyk supervisas la vida útil de cada equipo y recibes avisos antes de que caduquen para planificar su reposición.
- Configura la caducidad según tipo EPI.
- Supervisa los equipos ya asignados a operarios.
- Consulta el porcentaje de vida útil restante en cada equipo.
- Actúa con previsión con alertas automáticas antes de la fecha límite.
Creación Kits de EPIs
Organiza y gestiona tus EPIs en mochilas, cajas o kits para un control más eficiente.
- Define qué EPIs debe contener cada mochila o kit.
- Asigna kits completos a operarios y controla su trazabilidad.
- Asegura que cada trabajador disponga siempre del conjunto adecuado.
- Facilita la reposición y revisión de equipos agrupados.
Registro entrega de EPIs
Controla la entrega de EPIs a los trabajadores, con trazabilidad completa y soporte documental. Registra qué equipos se asignan a cada operario y conserva la evidencia de entrega.
- Asigna fácilmente cada EPI a su trabajador.
- Gestiona entregas con registros digitales.
- Mantén trazabilidad completa del material asignado.
- Garantiza que cada empleado dispone de los equipos necesarios.
Revisiones y mantenimiento
Organiza y controla las revisiones de EPIs para garantizar que cada equipo está en condiciones seguras de uso y cumple con la normativa. Centraliza el mantenimiento en un solo sistema y evita olvidos.
- Configura la periodicidad de inspecciones según normativa o criterios internos.
- Asigna checklists personalizados a cada tipo de EPI.
- Realiza revisiones desde ordenador o móvil, por técnicos internos o externos.
- Accede al historial de mantenimiento para asegurar la trazabilidad completa.
Etiquetas con QR dinámico
Accede de forma inmediata a la información de cada EPI escaneando su código QR. Cada etiqueta resistente viene ya fabricada y lista para colocar en el equipo.
- Escanea el QR desde tu móvil y consulta los datos del EPI.
- Revisa en segundos estado, caducidad y próximas inspecciones.
- Asigna cada etiqueta a un EPI y garantiza trazabilidad completa.
Lectura publica y privada
Accede a la información de tus EPIs según los permisos asignados. De este modo, cualquier trabajador puede consultar lo esencial mediante el código QR, mientras que solo los usuarios autorizados acceden a los datos sensibles.
- Escanea el QR para consultar los datos públicos disponibles.
- Inicia sesión y accede a información privada y detallada.
- Controla qué usuarios pueden ver datos sensibles.
- Refuerza la seguridad cumpliendo con requisitos de trazabilidad y PRL.
Documentación asociada
Centraliza toda la documentación de tus EPIs para tenerla siempre disponible y actualizada. Garantiza el cumplimiento normativo con acceso rápido a la información clave de cada equipo.
- Sube y organiza manuales de uso con instrucciones y limitaciones del fabricante.
- Añade fichas técnicas con características y especificaciones del EPI.
- Conserva certificados de calidad y ensayos que acreditan el cumplimiento de normativa.
- Accede al historial documental en segundos, clasificado y siempre a mano.
Digitaliza la gestión de tus EPIs
Solicita una demostración gratuita y te mostraremos como Wobyk puede ayudarte.
Mucho más que gestión de EPIs
Con Wobyk transformas la gestión en tu empresa: una plataforma integral que conecta personas, activos y procesos en un solo lugar.
Gestión de empleados
Controla roles, formación, reconocimientos médicos y equipos asignados desde una herramienta centralizada. Personaliza fichas de empleado, gestiona caducidad y facilita el cumplimiento normativo.
Gestión de activos
Plataforma flexible que se adapta a cualquier tipo de activo. Su configuración permite definir parámetros específicos para cada uno, garantizando un control preciso y ajustado a las necesidades de tu empresa.
Mantenimiento y revisiones
Una plataforma flexible que te permite programar revisiones, definir checklists personalizados y acceder al historial completo de mantenimientos. Ideal para adaptar procedimientos según tipo de activo.
Preguntas frecuentes sobre
Gestión de EPIs con Wobyk
¿Qué es un software de gestión de EPIs y para qué sirve?
Un software de gestión de EPIs es una plataforma digital que centraliza el inventario, la entrega y el control de caducidad de los equipos de protección individual. Permite registrar revisiones, generar alertas automáticas y conservar la documentación necesaria para auditorías. Con este sistema las empresas cumplen la Ley de PRL, evitan el uso de EPIs caducados y garantizan la seguridad de los trabajadores.
¿Cómo controlar la caducidad de los EPIs en una empresa?
La caducidad de los EPIs se determina siempre a partir del manual del fabricante, que indica la vida útil y condiciones de uso. Para cumplir la Ley de PRL y el Reglamento (UE) 2016/425, es clave registrar esa información en un software de gestión de EPIs. Con Wobyk puedes configurar alertas automáticas antes del vencimiento, controlar entregas y planificar reposiciones a tiempo, evitando que los trabajadores utilicen equipos caducados y asegurando trazabilidad y cumplimiento normativo.
¿Qué ventajas tiene registrar la entrega de EPIs a los trabajadores?
Registrar la entrega de EPIs es un requisito legal según la Ley de PRL y garantiza que cada trabajador recibe el equipo adecuado para su protección. Digitalizar este proceso evita pérdidas de documentos en papel, asegura trazabilidad completa y facilita auditorías. Además, permite controlar qué empleado tiene asignado cada EPI, cuándo lo recibió y cuándo debe renovarse, reduciendo riesgos y optimizando la gestión de seguridad laboral.
¿Se pueden revisar y mantener los EPIs desde la plataforma?
Sí. Con un software de gestión de EPIs como Wobyk puedes programar revisiones periódicas, asignar checklists personalizados y registrar cada inspección directamente desde el móvil o el ordenador. Además, el sistema guarda el historial completo de mantenimiento de cada EPI, incluyendo fechas, responsables y resultados, lo que asegura trazabilidad y facilita auditorías. Así garantizas que ningún trabajador utilice un EPI caducado o en mal estado, cumpliendo con la normativa de PRL.
¿Qué tipo de documentación se puede asociar a cada EPI?
Cada EPI debe ir acompañado de su manual de uso del fabricante, que especifica limitaciones, condiciones de empleo y periodicidad de revisión. También es fundamental almacenar la ficha técnica, los certificados de calidad y ensayos de conformidad, y cualquier documento relacionado con la normativa de seguridad aplicable. Un software de gestión de EPIs permite centralizar toda esta documentación, mantenerla siempre accesible y evitar riesgos derivados de información incompleta o caducada.
¿Cómo funciona la identificación de EPIs mediante etiquetas con QR dinámico?
La identificación con etiquetas de QR dinámico permite vincular cada EPI a un código único y resistente ya colocado en el equipo. Al escanearlo con el móvil, cualquier trabajador accede a información básica como estado o caducidad, mientras que los usuarios autorizados consultan datos avanzados como revisiones, documentación y trazabilidad completa. Esta tecnología garantiza un control ágil, seguro y sin errores en la gestión de EPIs.
¿Cómo importar todos mis EPIs desde Excel al software de gestión?
Con la función de importación masiva mediante archivos CSV, puedes cargar todos tus EPIs desde una hoja de cálculo sin necesidad de introducirlos manualmente. El sistema permite importar en bloque datos como nombre del EPI, número de serie, fecha de caducidad, ubicación, responsable asignado o documentación asociada. Así, en pocos minutos, tu inventario pasa de Excel a una gestión digital centralizada, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
¿Puedo dar de alta cualquier tipo de EPI con la información que necesite?
Sí. En Wobyk puedes registrar cualquier tipo de EPI independientemente de la información que requiera tu empresa. Gracias a los campos personalizados, el software se adapta a tu inventario: desde datos básicos como número de serie, caducidad o responsable, hasta información avanzada como garantías, fechas de revisión, certificaciones o manuales de uso. De esta forma, no pierdes detalle y mantienes una trazabilidad completa de todos tus EPIs.
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